← Научно-справочный аппарат
Архивный словарь
Сокращения, аббревиатуры и термины, которые встречаются в архивных документах и описях. Каждый раздел можно скачать в PDF.
Архивные сокращения и аббревиатуры · Советский период
15 сокращений · скачать PDF
| Сокращение | Расшифровка |
|---|---|
| Д. | Дело |
| ДСП | Для служебного пользования. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности архива, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью |
| Ед. хр. | Единица хранения |
| Итоговая запись (к описи) | Запись о количестве числящихся в описи единиц хранения и особенностях их учета (пропущенные номера, литерные номера, номера выбывших дел и т.д.) |
| Л. | Лист |
| МЭДО | Межведомственный электронный документооборот (в органах государственной власти, организациях разных уровней) |
| НФС | Неудовлетворительное физическое состояние документа |
| Оп. | Опись |
| ОЦД | Особо ценные документы |
| С. | Страница/страницы |
| СЭД | Система электронного документооборота (в органе государственной власти, организации) |
| Ф. | Фонд |
| ЭК | Экспертная комиссия |
| ЭПК | Экспертно-проверочная комиссия |
| ЭФП | Электронный фонд пользования |
Архивные сокращения и аббревиатуры · Дореволюционный период
32 сокращений · скачать PDF
| Сокращение | Расшифровка |
|---|---|
| КАНЦЕЛЯРИЯ МИНИСТРА ФИНАНСОВ | |
| Банк | Государственный банк |
| ВОФИН | Министерство финансов |
| Гербказн | Гербовое казначейство |
| Главказн | Главное казначейство |
| Госдолг | Государственная комиссия погашения долгов |
| Дворбанк | Государственный Дворянский Земельный банк |
| Дегказ | Департамент государственного казначейства |
| Желдел | Департамент железнодорожных дел |
| Касскред | Касса городского и земского кредита |
| Китвостдор | Правление общества Китайской железной дороги |
| Кредканц | Особенная канцелярия по кредитной части |
| Крестбанк | Крестьянский поземельный банк |
| МИНФИН | Министр финансов |
| Мондвор | Санкт-Петербургский Монетный Двор |
| Неоксбор | Главное управление неокладных сборов и казенной продажи |
| ОБМИНФИН | Общая канцелярия министра финансов |
| Оксбор | Департамент окладных сборов |
| Онсбор | Отдел неокладных сборов |
| Промтор | Редакция переодических изданий Министерства финансов |
| Сберкасса | Управление государственными сберегательными кассами |
| стража | Управление отдельного корпуса пограничной стражи |
| Тамсбор | Департамент таможенных сборов |
| ТОВМИНФИН | Товарищ министра финансов |
| Умелкредит | Управление по делам мелкого кредита |
| Эзгобум | Экспедиция заготовления государственных бумаг |
| ЧИНЫ | |
| ВИЦАДМИРАЛ | Вице-адмирал |
| ГЕМАЙОР | Генерал-майор |
| ГЕНЛЕЙТ | Генерал-лейтенант |
| КАВТОРАНГ | Капитан 2-го ранга |
| КАПЕРАНГ | Капитан 1-го ранга |
| СТАЛЕЙТ | Старший лейтенант |
| ШТАКАП | Штабс-капитан |
Сокращения и аббревиатуры в документах из фондов архива · Дореволюционный период
32 сокращений · скачать PDF
| Сокращение | Расшифровка |
|---|---|
| КАНЦЕЛЯРИЯ МИНИСТРА ФИНАНСОВ | |
| Банк | Государственный банк |
| ВОФИН | Министерство финансов |
| Гербказн | Гербовое казначейство |
| Главказн | Главное казначейство |
| Госдолг | Государственная комиссия погашения долгов |
| Дворбанк | Государственный Дворянский Земельный банк |
| Дегказ | Департамент государственного казначейства |
| Желдел | Департамент железнодорожных дел |
| Касскред | Касса городского и земского кредита |
| Китвостдор | Правление общества Китайской железной дороги |
| Кредканц | Особенная канцелярия по кредитной части |
| Крестбанк | Крестьянский поземельный банк |
| МИНФИН | Министр финансов |
| Мондвор | Санкт-Петербургский Монетный Двор |
| Неоксбор | Главное управление неокладных сборов и казенной продажи |
| ОБМИНФИН | Общая канцелярия министра финансов |
| Оксбор | Департамент окладных сборов |
| Онсбор | Отдел неокладных сборов |
| Промтор | Редакция переодических изданий Министерства финансов |
| Сберкасса | Управление государственными сберегательными кассами |
| стража | Управление отдельного корпуса пограничной стражи |
| Тамсбор | Департамент таможенных сборов |
| ТОВМИНФИН | Товарищ министра финансов |
| Умелкредит | Управление по делам мелкого кредита |
| Эзгобум | Экспедиция заготовления государственных бумаг |
| ЧИНЫ | |
| ВИЦАДМИРАЛ | Вице-адмирал |
| ГЕМАЙОР | Генерал-майор |
| ГЕНЛЕЙТ | Генерал-лейтенант |
| КАВТОРАНГ | Капитан 2-го ранга |
| КАПЕРАНГ | Капитан 1-го ранга |
| СТАЛЕЙТ | Старший лейтенант |
| ШТАКАП | Штабс-капитан |
Термины
80 терминов · скачать PDF
| Термин | Определение |
|---|---|
| Автор документа | организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ |
| Архив | организация или ее структурное подразделение, осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью использования |
| Архивная коллекция | совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам |
| Архивный документ | документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника |
| Архивный фонд | совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой |
| Архивный фонд личного происхождения | архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица, семьи, рода |
| Архивный фонд Российской Федерации | совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко - культурного наследия народов Российской Федерации |
| Архивохранилище | специально оборудованное помещение для хранения архивных документов |
| Аудиовизуальный документ | документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию |
| Видеодокумент | аудиовизуальный документ, созданный способом видеозаписи, фиксирующим информацию в виде последовательно расположенных изображений - динамичных образов |
| Владелец архивных документов | государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором |
| Временное хранение архивных документов | хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами |
| Выписка из документа | копия части документа, заверенная в установленном порядке |
| Государственная тайна | защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской федерации |
| Государственный архив | федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учет, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов |
| Графический документ | изобразительный документ, в котором изображение объекта получено посредством линий, штрихов, светотени, точек, цвета |
| Гриф ограничения доступа к документу | реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа |
| Дело | совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку |
| Документ личного происхождения | документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей |
| Документ постоянного хранения | документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение |
| Документы по личному составу | архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем |
| Дубликат документа | повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу |
| Единица хранения электронного фонда пользования | физически обособленный носитель (DVD, СD, HDD – диск и т.п.) с записью части электронного документа, одного или нескольких электронных документов |
| Единица учета электронного фонда пользования | файл или совокупность файлов, составляющих образ дела, за единицу измерения файла принимается байт (Мб, Гб, Тб) |
| Заверенная копия документа | копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость |
| Записка о приеме (увольнении, переводе) | документ, подписанный руководителем структурного подразделения (цеха, отдела, участка), имеющий силу приказа, с номером и датой, являющийся основанием для приема (увольнения, перевода) работника. Указанный документ использовался в 1960-1980-х годах на некоторых предприятиях города |
| Изобразительный документ | документ, воспроизводящий внешний вид и/или внутреннюю структуру какого-либо объекта |
| Индекс дела | цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации |
| Исповедные ведомости (росписи) | посемейные списки с указанием возраста, которые ежегодно составляли православные священники для учета прихожан, бывших в том или ином году на исповеди и причастии. Прихожане записывались по сословиям, семьи – по алфавиту с нумерацией дворов. Для каждой семьи раскрывался полностью ее состав |
| Итоговая запись (к описи) | запись о количестве числящихся в описи единиц хранения и особенностях их учета (пропущенные номера, литерные номера, номера выбывших дел и т.д.) |
| Карточка-справка | документ, который применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работника учреждения, включающий в себя, помимо общих сведений о работнике, информацию о ежемесячном начислении суммы заработной платы по всем источникам финансового обеспечения (деятельности) и видам выплат, суммах удержаний (по видам удержаний), сумме к выдаче |
| Комплектование архива | систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации в соответствии с его профилем - установленным для архива составом документов, подлежащих хранению. Государственный архив пополняется документами органов власти, организаций и отдельных граждан |
| Конвертация | процесс перемещения документов с одного носителя на другой или из одного формата в другой |
| Копия документа | документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы |
| Лист-заверитель дела | печатный листок, который помещается в самом конце единицы хранения. В нем указывается полная информация о количестве страниц, включая литерные (имеющие буквенное обозначение, например – 2а), перечисляются номера пропущенных и поврежденных листов, марки, и т. д. |
| Метрические книги | хронологические записи учета населения прихода определенной церкви, которые составлялись в XVIII – начале XX вв. Книги составлялись ежегодно священником и состояли из трех частей – «о родившихся», «о бракосочетавшихся», «об умерших» |
| Неудовлетворительное физическое состояние документа (НФС) | Находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии признается документ Архивного фонда Российской Федерации: - с высокой степенью разрушения или недостаточной прочностью носителя документированной информации, предоставление которого пользователю архивными документами (далее - пользователь) до проведения реставрационно-консервационных работ угрожает физической целостности архивного документа; - зрительное и/или слуховое восприятие пользователем содержащейся в нем информации без проведения реставрационно-консервационных работ затруднено или невозможно вследствие ее угасания, утраты, нестабильности и/или повреждения. |
| Носитель (документированной) информации | материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации |
| Обеспечение сохранности документа | обеспечение физико-химической сохранности документов и их учет |
| Объединенный архивный фонд | архивный фонд, сформированный из документов двух или более фондообразователей, имеющих между собой исторически обусловленные связи |
| Организационно-распорядительный документ | вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц |
| Особо ценный документ | документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства, и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования |
| Оцифрованный документ | документ, полученный в результате конверсии бумажных и других аналоговых документов в цифровую форму |
| Оцифровка | описание объекта, изображения или аудио - видеосигнала (в аналоговом виде) в виде набора дискретных цифровых замеров (выборок) этого сигнала/объекта, при помощи той или иной аппаратуры (сканеров, цифровых фотоаппаратов и т.п.), т.е. преобразование документа из традиционной, присущей ему формы, в цифровую (компьютерную) в виде электронного файла (файлов) данных, пригодных для записи на электронные носители. Результатом оцифровки документов являются – медиафайлы (графические файлы, аудиофайлы, видеофайлы и т.п.), которые могут быть воспроизведены различными цифровыми устройствами |
| Первичное средство хранения (первичная упаковка) | папка, конверт, коробка, футляр, кожух, предназначенные для физической защиты CD (DVD и т.п.) от механических повреждений |
| Планетарный сканер | аппарат, сканирующее устройство которого расположено в верхней части конструкции (соответственно, сверху документа) |
| Планшетный сканер | настольное устройство для оцифровки самых разных бумажных документов, а также фотографий и негативов. Документ помещается изображением вниз и прижимается крышкой, поэтому не подходит для сшитых книг из-за опасности повредить переплет |
| Подлинник документа | первый или единичный экземпляр официального документа |
| Подлинный документ | документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения |
| Постоянное хранение документов | бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке |
| Рассекречивание | процесс прекращения действия защитной классификации |
| Расчетная ведомость | документ, в котором сводятся все сведения о вознаграждениях сотрудникам, удержаниях из зарплаты и суммах, причитающихся к выплате |
| Ревизские сказки | переписи податного населения, которые составлялись с XVIII до середины XIX в. Термин «сказка» произошел от слова «сказать», так как переписчики записывали сведения, полученные со слов опрошенных. Каждого человека в ревизской сказке называли «ревизской душой» |
| Режим хранения | совокупность температурно-влажностных и санитарно- гигиенических условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов на различных носителях, и контроль за их выполнением |
| Репликация | метод сохранения цифровой информации, предполагающий создание одной или нескольких полных копий (клонов) цифровых материалов |
| Реставрация документа | восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению |
| Сдаточная опись | систематизированный список дел (документов) физического лица для передачи их на хранение в государственный архив |
| Сдатчик | физическое лицо, передающее (сдающее) принадлежащие ему документы на хранение в архив |
| Сканер изображений | устройство для считывания двумерного (плоского) изображения и представления его в растровой электронной форме. После этого возможна программная обработка полученных данных с целью распознавания сканированного текста или векторизации графики |
| Сканирование | процесс оцифровки аналогового изображения (документ на бумажном носителе, фотоотпечаток, документ на прозрачном носителе (пленке, стекле), и т.п.) посредством специального устройства – сканера. Сканирование – то же, что оцифровка |
| Список фондов | учетный документ, содержащий перечень официальных наименований хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов в порядке возрастания присвоенных им номеров |
| Страховая копия документа | копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях хранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения оригинала |
| Страховой фонд документов | совокупность страховых копий особо ценных и уникальных документов |
| Текстовой документ | документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи |
| Уникальный документ | особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержавшейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате |
| Упорядочение архивных документов | комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства |
| Учет архивных документов | установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах |
| Фонд пользования | совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо оригиналов с целью предотвращения их износа |
| Фондирование документов | распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям |
| Фондообразователь | юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд |
| Фонодокумент | аудиовизуальный документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи |
| Фотодокумент | изобразительный документ, созданный фотографическим или электронным (цифровым) способом, фиксирующий информацию в виде отдельных изображений - статичных образов |
| Фотоустановка | комплекс для съемки архивных документов, состоящий из фотоаппарата, закрепленного на кронштейнах объективом вниз, нескольких ламп для подсветки, пульта дистанционного управления, монитора для визуального отображения объекта съемки, и подъемной колыбели для бумажных носителей информации |
| Хранение документов | обеспечение рационального размещения и сохранности документов |
| Цифровой документ | зафиксированная на цифровом носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью цифровых технологий и устройств |
| Экспертная комиссия (ЭК) | экспертная комиссия, действующая в государственном архиве или в организации, которая проводит экспертизу ценности документов, согласовывает описи дел и другие документы в сфере архивного дел |
| Экспертиза ценности документов | изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации |
| Экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) | экспертно-проверочная комиссия, действующая в органе государственной власти, уполномоченном в сфере архивного дела на территории области, которая принимает решение о включении документов в состав Архивного фонда Российской Федерации, утверждает или согласовывает описи дел и другие документы в сфере архивного дела |
| Электронный фонд пользования (ЭФП) | 1) структурированный массив электронных (оцифрованных) копий архивных документов, размещенных в хранилище (на цифровых носителях); 2) система электронных (оцифрованных) копий архивных документов, информационно идентичных (адекватных) подлинникам, к которым создана необходимая поисковая система и существует возможность их электронного или принтерного копирования |
| COM-система | аппарат, предназначенный для создания страхового фонда |
